Рекомендації для роботодавців щодо обміну документами, організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів в умовах воєнного стану

Південне міжрегіональне управління Державної служби з питань праці звертає увагу, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Для забезпечення дотримання прав працівників обов’язковою залишається вимога до роботодавця стосовно ведення достовірного обліку виконаної працівником роботи та бухгалтерський облік витрат на оплату праці.

Під цією умовою розуміється необхідність ведення табелю обліку використання робочого часу, в якому відображається фактично відпрацьований час працівником, на підставі якого в подальшому нараховується заробітна плата.

Для підтвердження дотримання умови достовірності ведення обліку використання робочого часу, роботодавцю необхідно мати документи, на підставі яких було внесено інформацію до табелю обліку використання робочого часу. Це мають бути накази про прийняття працівника на роботу, звільнення його або припинення трудового договору, надання відпустки, тощо, з якими працівники мають бути обов’язково ознайомлені.

Сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Відповідно до вимог ст. 29 КЗпП України, ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації щодо наявності на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору, що доводиться до відома працівників у порядку, встановленому цією статтею.

Засобами електронних комунікацій щодо обміну кадровими документами, пов’язаними із організацією трудових відносин, можуть слугувати електронна пошта, телефонні месенджери (Viber, WhatsApp, Telegram), тощо.

Одночасно даний механізм обміну рекомендуємо закріпити у локальних нормативних актах, якими можуть бути колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення, інструкції тощо, в яких буде визначено порядок та засоби комунікації між роботодавцем та працівником.