Трудова книжка: про що варто знати роботодавцям і працівникам?

10 червня 2021 року набрав чинності Закон України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон №1217), яким внесено зміни до статті 48 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП України) «Облік трудової діяльності працівника».

Відповідно до ст. 48 КЗпП України, в редакції Закону №1217, облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України.

За Законом №1217, у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок. Після надання інформації до Пенсійного фонду України, останнім буде проведена перевірка даних та їхнього внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування для сформування кінцевого варіанта електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися у працівника або за бажанням працівника вестися паралельно з електронною версією.

Зазначаємо, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.

Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до набрання чинності цим Законом та який звільняється до завершення процедури включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення.

Зазначаємо, що до завершення включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників дані трудової книжки використовуються для врахування відомостей про трудову діяльність за період до набрання чинності цим Законом.

Повідомляємо, що Електронну трудову книжку можна переглянути в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Додатково звертаємо Вашу увагу, що відповідно до ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Яна Куліченко, головний державний інспектор відділу з питань праці управління інспекційної діяльності у Миколаївській області