Впровадження електронного документообігу: з колективом металургійного підприємства на Одещині провели технічну консультацію

Сьогодні усе більшої актуальності набуває питання впровадження електронного документообігу. Фахівець Південного міжрегіонального управління Державної служби з питань праці Євгенія Матюхіна провела технічну консультацію на підприємстві металургійної галузі та розповіла детальніше як працювати з даним нововведенням.

Інспектор повідомила, що електронний документообіг — це обмін документами в електронному форматі (на відміну від паперу) захищеними каналами зв’язку. Такі документи мають юридичну силу та прирівнюються до оригіналів, тому роздруковувати їх не потрібно — згідно до закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Відправник створює документ, підписує його електронним підписом та відправляє. Одержувач приймає документ, підписує своїм електронним підписом, потім відправник отримує повідомлення, що документ підписано.

Посадовець зазначила, що перехід на електронний документообіг на підприємстві:
– дозволяє обмінюватися будь-якими первинними документами: договорами, рахунками-фактурами, актами виконаних робіт тощо;
– зменшує кількість паперових документів в офісі;
– скорочує фінансові та трудові витрати на утримання архіву;
– знижує витрати на друк, канцтовари, надсилання документів;
– зменшує трудовитрати за рахунок виключення ручних дій та автоматизації процесу;
– позбавляє втрати документів та необхідності виставляти їх заново.